Fleet & Mobility Coordinator

Ter ondersteuning van de groei van onze Fleet-afdeling zoeken we een nauwgezette en oplossingsgerichte Fleet & Mobility Coordinator voor ons team in Zaventem. Je speelt een sleutelrol in de operationele en administratieve opvolging van alle mobiliteitsstromen en helpt mee het imago van Fleet te laten evolueren naar een proactieve dienst die adviseert, sensibiliseert en ontzorgt.

Waarom BDO?

Bij BDO ben je geen nummer. We geloven in een open, collegiale cultuur waarin respect, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Omdat we samen groeien, investeren we in jouw welzijn en ontwikkeling.

Jouw kerntaak

Als Fleet & Mobility Coordinator zorg je ervoor dat de hele fleet- en mobiliteitsflow foutloos, tijdig en klantgericht verloopt. Nauwkeurigheid en administratieve discipline zijn essentieel: je volgt processen en dossiers volledig op, anticipeert op problemen en neemt ownership.

Belangrijkste verantwoordelijkheden :

• Administratieve en operationele opvolging van de volledige fleet-flow: aanvragen (indiensten/uitdiensten), wissels, vervangwagens, reparaties, banden, onderhoud en schadedossiers.
• Coördinatie van vervangwagens en services zodat interne gebruikers maximaal mobiel blijven.
• Opvolgen en beheren van schadedossiers, contact met verzekeraar en leveranciers, en zorgen voor correcte en tijdige afhandeling.
• Beheren en opvolgen van home chargers en laadproblematieken; contact en coördinatie met providers.
• Opvolging van leveranciers/partners: evaluatie, communicatie en kwaliteitsbewaking.
• Uitvoeren en opvolgen van mobility policies, incl. mobiliteitsbudgetten en wijzigingen in wet- en regelgeving; tijdig communiceren van aanpassingen aan stakeholders.
• Proactief meedenken over optimale oplossingen: bestellingen bij promoties/categoriekeuzes, optimalisatie van vervangwagenbeleid, sensibiliseringsacties (kostbewustzijn, veiligheidscampagnes, fietsen naar het werk,…).
• Rapportering en analyses: opstellen van managementrapporten in Power BI, bijhouden en onderhouden van alle fleet-data in Excel (car checks, clean, rijbewijsstatus, reparaties,…), gebruik van VLOOKUP en andere formules voor dataconsistentie.
• Zorgdragen voor een klantgerichte, servicegerichte positie van de Fleet-afdeling (partner/adviseur), niet louter controlerend optreden.
• Plannen, prioriteren en deadlines bewaken; zelfstandig werken met ownership en verantwoordelijkheidsgevoel.

Jouw profiel

• Minimaal 3 jaar ervaring in een gelijkaardige rol of sterke administratieve/operationele ervaring binnen fleet of mobiliteit.
• Nauwkeurig, procesgericht en ervaren in het volgen van administratieve flows.
• Sterke Excel-vaardigheden (VLOOKUP, formules, tabellen) en ervaring met Power BI of vergelijkbare rapportagetools.
• Technische affiniteit met fleet is een plus, maar belangrijker is een breed mobiliteitsinzicht en het vermogen om problemen integraal op te lossen.
• Planningsskills, prioriteiten stellen, time management en het strikt respecteren van deadlines.
• Zelfstandig, proactief, analytisch denken en ownership nemen.
• Kennis van wetgeving rond mobiliteitsbudgetten en bereidheid deze op te volgen en intern te communiceren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden: Nederlands + Engels of Frans + Engels, en goede kennis van de andere landstaal.
• Teamspeler: fit binnen het team en de cultuur is belangrijk; je bouwt mee aan een positieve, oplossingsgerichte dienstverlening.
• Flexibiliteit: aanwezig op kantoor in Zaventem minimum 2 dagen per week; zelden verplaatsingen naar andere kantoren mogelijk — je bent hiertoe flexibel indien nodig.

Wat bieden wij

• Een warme, professionele bedrijfscultuur met ruimte voor initiatief en groei.
• Verantwoordelijkheid vanaf dag één en ondersteuning van je team.
• Ontwikkelingsmogelijkheden via de BDO Academy.
• Flexibele werkplek en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
• Een correcte verloning en voordelenpakket.
• Impact: je helpt de Fleet-afdeling te positioneren als een gewaardeerde advies- en dienstverlener binnen de organisatie.

Interesse?

Herken je jezelf in dit profiel en wil je meebouwen aan een klantgerichte, efficiënte Fleet & Mobility-dienst? Stuur dan je CV en motivatie. We kijken ernaar uit je te ontmoeten!